Elektroniczne zarządzanie dokumentami w firmie
W trakcie trwającej cyfryzacji przechodzimy z epoki papieru do ery komputerów i smartfonów. Dzięki internetowi możemy zapoznawać się z gazetami, które do tej pory wychodziły tylko w formie papierowej. Dostępne są również e-booki czy różnego rodzaju ustawy na stronach rządowych. Idąc dalej, możemy usłyszeć o cyfrowym wydawaniu recept oraz zwolnień lekarskich. Takie podejście do dokumentacji oszczędza wycinkę drzew, które są nam niezbędne do filtracji powietrza. Kolejną z zalet jest oszczędność czasu. Poszukując dokumentu nie toniemy w kolumnach zakurzonych segregatorów, przekładając każdy papier oddzielnie i nie błądzimy po archiwum, wystarczy wpisać pożądane hasło w specjalistyczną wyszukiwarkę, a dokument który jest nam potrzebny pojawi się na monitorze w kilka sekund. Taki system znacznie ułatwia prace jednostek, które przed podjęciem jakichkolwiek działań potrzebują odgórnej zgody. Internet jest dużo szybszy niż poczta czy fax, więc przesłanie upoważnienia do działania zajmuje kilka sekund, które w niektórych przypadkach (np. akcje policyjne) mogą być kluczowe.
Tworzywo, jakim jest papier nie jest trwałe i w łatwy sposób może ulec zniszczeniu.
Forma elektroniczna daje nieograniczony czas archiwizacji i przetrzymywania pism. Firma wdrażając taki system staje się efektywniejsza. W związku z tym, że tego typu rozwiązania są jeszcze nowością na polskim rynku, pracodawcy bardzo często organizują rożne szkolenia dla swoich pracowników. Ich głównym celem jest przekazanie wiedzy ogólnej na temat wdrażanego systemu i ułatwienie pracownikowi tzw. startu.Elektroniczne dokumenty zapewniają firmie oszczędność pieniędzy oraz bezpieczeństwo informacji. W odpowiedni sposób możemy dać uprawnienia do wglądu w konkretne informację bardzo wąskiemu gronu osób, przez co minimalizujemy ryzyko wycieku czy ujawnienia poufnych danych. System w pewien sposób zapewnia porządek w dokumentacji. Gdy potrzebujemy danego pliku wystarczy wpisać jego nazwę w wyszukiwarkę, a po chwili pożądany dokument jest na ekranie naszego urządzenia. Jest to dużo szybszy i wygodniejszy sposób niż szukanie w archiwach czy segregatorach.
Pracodawca przed wdrożeniem elektronicznego zarządzania dokumentami powinien również zadbać o odpowiednią ochronę antywirusową dla swoich urządzeń. Może mieć wtedy pewność, że dokumenty i wszelkie poufne informacje na temat jego firmy są bezpieczne. Dobrym pomysłem jest również przeprowadzenie specjalistycznego szkolenia dla pracowników, na którym mogliby się dowiedzieć jakich trików używają hakerzy, czego unikać aby nie wpaść w ich pułapki. Na co zwracać uwagę, aby nie stracić ważnych danych z komputera czy innego urządzenia
Administracja publiczna i prywatne firmy oparte są na różnego rodzaju dokumentacji i to ona tworzy organizacje. Możemy łatwo wyszukać pożądany dokument bez konieczności szukania w segregatorach. Kolejną zaletą jest fakt, że z danego pliku w komputerze może korzystać kilka osób na raz i nie ma potrzeby tworzenia oddzielnej kopii dla każdego. Aby mieć pewność, że w razie awarii systemu lub ataku hakerów nie stracimy ważnych plików istotne jest tworzenie kopii. Nic nas to nie kosztuje, a w ten sposób możemy zaoszczędzić sobie nerwów i zbędnych kosztów. Łatwym sposobem na przechowywanie dokumentacji są dyski sieciowe lub przenośne nośniki pamięci.
Korzyścią jest też automatyzacja wielu wykonywanych zadań, która redukuje prace manualne. Mniejsze firmy wytwarzają mniej dokumentów niż duże korporacje, ale korzyść z elektrycznego zarządzania dokumentacją odnoszą wszyscy. System zmniejsza błędy pracownicze i minimalizuje koszty archiwizacji, przetrzymywania czy przetwarzania danych.
Dzięki e – obiegowi dokumentacji optymalizujemy procesy, które zachodzą w firmie. System przynosi korzyści, a my wychodzimy naprzeciw tradycyjnemu zarządzaniu dokumentami. Z czasem docenimy rewolucję technologiczną.
